結婚式のゲストデータをExcelで管理するメリット! 誰でもすぐできる準備効率化

2020-05-08準備術

花婿
花婿
結婚することが決まったよ! 色々準備しないと…まずは招待客リストを作ろう!
とみー
とみー
ちょっと待って! その招待客リスト、紙やメモ帳アプリ、はたまた結婚式準備専用アプリで作ろうとしてませんか?
Excelで作ると、今後の管理がとっても楽になりますよ!
花嫁
花嫁
パソコン持ってないんだけど…?
とみー
とみー
大丈夫です! スマホで、しかも無料で出来ます!

結婚式準備を開始し始めたころは時間に余裕がありますが、挙式日が近づくにつれどんどん忙しくなってきます。

その忙しさを少しでも緩和してくれるのが「ゲストデータをExcelで管理すること」です。

どういうことなのか、Excelを使うメリットや実際の使い方を交えて説明していきます。

 

Excelで準備リストを作成したい方は結婚式の準備リストまとめページがおすすめ。

複数サイトのリストを取り入れて、漏れのない完璧な計画を!

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ゲストデータをExcelで管理すると細かい準備時間が短縮できます!

Excelでゲストデータを管理すると、どのようなメリットがあるのか書き出しました。

  • Microsoftアカウントがあればパソコンでもスマホでも編集・確認可能
  • ネット上に保存されているけど、新郎新婦のみで共有できる
  • 招待人数がカウントしやすい
  • 世帯数のカウントもしやすい
  • 引き出物の管理がしやすい
  • スピーチや受付のお礼、お車代、宿泊費の管理がしやすい
  • いただいたご祝儀の管理もしやすい
  • 年賀状やお礼のはがきを送る際の住所録にも応用できる
  • ※住所録一括取り込み可能なショップもある(例:Favori Cloud
  • ※専用フォームに比べて入力しやすい

※印はペーパーアイテムの印刷をショップに依頼する場合のみ

 

花婿
花婿
メリットは分かったけど、実際どんな風に使えばいいの?

 

事前準備:Microsoftアカウントを取得する

Microsoftアカウント作成画面

無料でExcelを使うにはMicrosoftアカウントが必要です。

お持ちでない方は、上記ページからアカウントの作成を行ってください。

手順が分からない方は下記のページが参考になりますよ。

参考:Microsoftアカウントの新規登録(新しいメールアドレスを同時に作成)

結婚式ゲストデータの実際の作成手順・活用方法

ゲストデータの新規作成方法…スマホ:Excelアプリで・PC:OneDriveから使う

Microsoft Excelアプリをダウンロードし、Microsoftアカウントでログインします。
iOS版 / Android版

Excelアプリで空白のブックを作成+アイコン空白のブック を選択すると、新しいExcelファイルが作成されます。

Excelアプリ 入力画面fxの隣にある枠から、文字や数値の入力が可能です。緑で囲まれたセル(アクティブセル)をダブルタップしてもいけますが、狙いが定めにくいのでおすすめしません。やるとしたら画面をピンチアウトして拡大すれば、ダブルタップが容易になるかも。
OneDriveのページにアクセス、ログインします。

OneDriveで新規Excelブックを作成新規Excelブック を選択すると、新しいExcelファイルが作成されます。

OneDrive Excelブック 入力画面fxの隣にある枠や、緑で囲まれたセル(アクティブセル)をダブルクリックすることで、文字や数値の入力が可能です。

ゲストデータ 項目タイトル

1行目に項目タイトルを入力してから、実際のデータを入力することをおすすめします。

 

ゲスト数をカウントする

Excelアプリでのデータの個数をカウントする方法一番上のゲストをタップしてから、下にある選択アイコンをタップします。(右下の●を動かしてもOK)

Excelアプリでデータの個数が表示される場所すると上部にデータの個数が表示されます。
Excelブックでデータの個数をカウントする方法・表示場所一番上のゲストから一番下のゲストまでドラッグして選択すると、右下にデータの個数が表示されます。
空白のセルがあるとデータの個数にカウントされません。連名で送るから…と名字を空欄にしている場合はご注意ください。全てのゲストをフルネームで入力するのがおすすめ。

 

世帯数をカウントする

カウント方法はゲスト数のカウントと同じ(セルを範囲選択する)です。

ポイントは「世帯数をカウントする用の列を作成」すること。

セルの丸をドラッグすると範囲選択が可能セルとセルの間に空欄があると、先述の選択アイコンは使えません。●をドラッグして範囲選択します。

1を入力しておくと合計でもデータの個数でもカウント可能入力は「1」にしておくと、合計でもデータの個数でもカウントできます。
セルをドラッグすると、右下に合計やデータの個数が表示されるパソコンの場合はゲスト数のカウントと変わりなく、セルをドラッグして選択すればOK。

 

引き出物×ゲスト数の合計金額を比較する

間柄によって送り分けする引き出物。

色々目移りしますが、金額面で比較したいときはExcelがとっても役立ちます。

セルにそれぞれ引き出物の金額を入力して、合計金額を入れたいセルを選択状態にしておく(カーソルをおいておく)必要があります。

使うのはExcelの機能のひとつでSUMという関数。合計金額を一気に算出してくれるんです。

ExcelアプリのSUM関数fxをタップすると関数一覧が表示されます。SUM関数はよく使われるので一番上に出てくるはずですが、表示されていない場合は数学/三角カテゴリにあります。

Excelアプリ SUM関数の使い方範囲選択が少しやりづらいですが、上から下まで選択して、チェックボタンをタップします。

隣にコピーすれば計算が簡単金額の比較をするには、隣のセルにコピーすると楽です。自動的に隣の行を集計してくれます。
OneDrive ExcelブックでのオートSUMの使い方ホームタブの右の方にオートSUMボタンがあります。
表のように連続したデータが入っていれば自動的に上から下まで選択してくれますが、間に空欄がある場合はドラッグして範囲選択を。

隣にコピーすれば計算が簡単金額の比較をするには、隣のセルにコピーすると楽です。自動的に隣の行を集計してくれます。

SUMを使うことで1つ1つ電卓を叩く手間が省けます。

引き出物をグレードアップ(金額が変更)になった場合でも、計算範囲に変更なければ結果が自動的に変わりますよ。

 

お車代・宿泊費・お礼など新郎新婦が用意する紙幣の枚数を計算する

合計金額はオートSUMで算出できますが、一万円札・五千円札・千円札をそれぞれ何枚ずつ用意すればいいのか?

カウント間違いがないよう、計算式を使って算出しましょう。

とみー
とみー
上記2つに比べてちょっと手間ですが、ゲスト数が多い方は活用しておいた方が賢明ですよ

 

Excelアプリ版・お礼の列を作成しておくゲストに対して用意する金額の列と、その右に一万円札・五千円札・千円札の列をそれぞれ作成しておきます。

Excelアプリ版・一万円札の枚数計算方法一万円札の列に下記の計算式を入れます。コピペしたら参照セル(I2の部分)を変更してくださいね。

=QUOTIENT(I2,10000)

Copy

Excelアプリ版・五千円札の枚数計算方法五千円札の計算式

=QUOTIENT(MOD(I2,10000),5000)

Copy

Excelアプリ版・千円札の枚数計算方法千円札の計算式

=QUOTIENT(MOD(I2,5000),1000)

Copy

Excelアプリ版・計算式のコピーコピーして下にペーストすれば全員分が楽に計算できます。
OneDrive Excelブック版・お礼の列を作成しておくゲストに対して用意する金額の列と、その右に一万円札・五千円札・千円札の列をそれぞれ作成しておきます。

OneDrive Excelブック版・一万円札の枚数計算方法一万円札の列に下記の計算式を入れます。コピペしたら参照セル(I2の部分)を変更してくださいね。

=QUOTIENT(I2,10000)

Copy

OneDrive Excelブック版・五千円札の枚数計算方法五千円札の計算式

=QUOTIENT(MOD(I2,10000),5000)

Copy

OneDrive Excelブック版・千円札の枚数計算方法千円札の計算式

=QUOTIENT(MOD(I2,5000),1000)

Copy

OneDrive Excelブック版・計算式をコピー&ペーストするコピーして下にペーストすれば全員分が楽に計算できます。

それぞれの列の下にSUMで合計枚数を出しておけば、数え間違いが無いですね!

[計算式の解説]
  • =QUOTIENT(セル, 10000) … 10000で割った時の整数を算出
  • =QUOTIENT(MOD(セル,10000),5000) … 10000で割った時の余りを求めて、更に5000で割った整数を算出
  • =QUOTIENT(MOD(セル,5000),1000)… 5000で割った時の余りを求めて、更に1000で割った整数を算出
この計算式では1000円未満の硬貨は計算されません。小銭をご用意する方は居ないとは思いますが念のため…。

実際に使ったゲストデータのタイトル行を公開

私たち夫婦が実際に使ったゲストデータのタイトル行は以下の通りです。

  • 郵便番号
  • 住所1
  • 住所2
  • テーブル
  • ご祝儀(※)
  • 贐(※)
  • お礼
  • 交通費
  • 世帯
  • 引き出物
  • 縁起物
  • 引菓子
  • 席札裏コメント

(※)は挙式後に追加

 

テーブルの項目は、テーブル名を入力してます。私たちは特にテーブル名を付けなかったのでAとかBとかで判別しました。

席札裏コメントも、事前に考えておけば直前でバタバタせずに済みますよ。

 

とみー
とみー
これらを参考に、Excelをふんだんに活用して準備効率化を進めてみてくださいね!

 

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